Cómo Calcular la Previsión de Ingresos de un Hotel; Con los cambios en los plazos de reserva en los principales mercados en los que operamos, cada vez es más difícil hacer previsiones precisas.

Y aun así, es esencial dar a nuestros departamentos operativos una perspectiva financiera realista para llevar a cabo las operaciones diarias del hotel de la forma más rentable posible. Y también los propietarios e inversores necesitan tener una visión y unas expectativas correctas sobre los resultados financieros de su negocio de hotelería.

Ningún pronosticador razonable puede identificar el ‘mejor’ método entre las distintas competiciones de previsión y adoptar ese método para su problema de previsión específico.

En cambio, la precisión de los resultados de las previsiones de ingresos de los hoteles se beneficia de la adopción de múltiples resultados entre los métodos de previsión para llegar a un análisis más completo y sólido. La responsabilidad del gestor de ingresos es considerar los múltiples resultados producidos por una previsión y tratar eficazmente las implicaciones y posibles desviaciones de la estrategia adoptada.

De este modo, se puede llevar a cabo una reflexión crítica sobre los resultados obtenidos, y si se puede conseguir alguna optimización potencial en el futuro ajustando la estrategia.

La previsión de la demanda es de vital importancia a la hora de optimizar los ingresos del hotel, ya que anticipa los resultados futuros del negocio. Para ello, identifica los valores atípicos en forma de puntos de datos que se desvían del rendimiento medio para maximizar los resultados.

Los valiosos conocimientos que los gestores hoteleros obtienen de las previsiones pueden constituir la base de la toma de decisiones estratégicas para optimizar el rendimiento de los ingresos del hotel. Dado que las habitaciones de hotel son un activo perecedero, la previsión es un medio indispensable para maximizar las tasas de ocupación de los hoteles.

Existen varios tipos de herramientas para que tu hotel pueda realizar una previsión exhaustiva y precisa, que difieren en función de tus necesidades y tu presupuesto.

Para complementar la información disponible para los gestores de ingresos, los principales hoteles tienden a utilizar un sistema de gestión de ingresos para hoteles (RMS o Revenue Management System), ya que son asequibles, eficientes y de alto rendimiento. El principal punto fuerte de un RMS es que emplea algoritmos avanzados para mejorar la precisión de las previsiones.

Para empezar a explicar cómo calcular la previsión de ingresos de un hotel, enumeremos 3 métodos populares. Las previsiones se dividen en tres categorías principales. Cada una de las tres aumenta los ingresos de forma diferente.

1. Previsión operativa

Este método se centra en las áreas operativas del hotel. Principalmente, se trata de:

• Asignación de personal por departamento, teniendo en cuenta los picos y las caídas estacionales.
• La recepción, teniendo en cuenta las horas punta.
• Restaurantes, incluyendo el número de cubiertos para el desayuno, el almuerzo y la cena, y el gasto medio por cubierto. También se analizan las obligaciones de compra de los productos perecederos y no perecederos del restaurante, así como de los equipos.
• La gestión de riesgos, incluyendo los planes de contingencia para compensar cualquier tipo de daño.

2. Previsión financiera

Este tipo de previsión ofrece una predicción de los ingresos y la rentabilidad para los propietarios e inversores. Anticipa el flujo de caja deseado por mes para compensar los períodos de baja demanda, también conocidos como reservas de estacionalidad. Un ejemplo es un complejo turístico de playa que cierra durante el invierno y, por tanto, debe generar suficientes ingresos durante la temporada alta.

Las métricas clave para la previsión financiera incluyen los pagos de cualquier hipoteca de la propiedad, los seguros, los derechos de licencia, la amortización de los préstamos y los activos que son constantes, independientemente de si las puertas del hotel están abiertas o no.

Otras métricas clave son las renovaciones y operaciones de mantenimiento previstas durante la temporada baja, y el impacto de cualquier pago de impuestos o cambios en las obligaciones de los tipos de interés.

3. Previsión de la gestión de ingresos (previsión de la demanda sin restricciones)

La gestión de ingresos ofrece a los gestores hoteleros información sobre la gestión de la demanda futura. En esencia, tiene en cuenta las decisiones sobre las tarifas de las habitaciones y las revisiones de los desplazamientos para posibles reservas de grupos. Incorpora datos del mercado, incluidos los precios de la competencia y el rendimiento general del mercado, y aplica modelos de precios estacionales para aumentar las tasas de ocupación al precio óptimo de maximización de ingresos. La gestión de ingresos también ofrece a los hoteles una ventaja de marketing y ventas, ya que anuncia las habitaciones con menor demanda y se dirige a la persona compradora con mayor probabilidad de visitarlas.

La principal diferencia es que la previsión de la gestión de ingresos comienza tomando realmente las cifras que el hotel ya tiene en sus libros, utilizándolas como punto de partida para trazar posibles escenarios de ingresos futuros aprovechando intrincados procesos de análisis.

Los resultados del gestor de ingresos se usan como base para informar a los departamentos del hotel y establecer parámetros para un rendimiento óptimo según la demanda prevista. Esto incluye oportunidades e iniciativas que los distintos departamentos del hotel pueden poner en práctica. Un gestor de ingresos también aumenta los esfuerzos de marketing y determina a qué segmentos de clientes dirigirse y los periodos en los que emplear determinadas tácticas y estrategias. Por ejemplo, en periodos de baja demanda, se pueden utilizar promociones para atraer a un grupo demográfico con menor renta disponible.

Otras áreas a las que se dirige la previsión de la gestión de ingresos de un hotel son los ajustes de personal necesarios y la compra de productos, como ropa de cama, comida y bebida, etc., para evitar la escasez y el exceso de residuos. Los departamentos del hotel pueden ajustar su estrategia y ejecución en consecuencia con la información más rica que proporcionan los gestores de ingresos. Al fin y al cabo, la principal responsabilidad de un gestor de ingresos es proporcionar información precisa y rica que genere conocimientos empresariales clave, que a su vez aceleren los ingresos en todo el hotel.

Hay varias áreas dentro de cómo calcular la previsión de ingresos de un hotel que contribuyen a sus resultados. Si se abordan todas estas áreas con la atención, la determinación y la diligencia necesarias, tu hotel podrá obtener resultados óptimos.

Puedes utilizar los datos de ejercicios anteriores para elaborar una previsión ingenua (previsión de referencia), antes de elaborarla con los datos previstos para los próximos períodos. Este punto de partida de la previsión ingenua también puede emplearse como referencia para comparar con tu previsión final, con el objetivo de evaluar dónde pueden surgir posibles oportunidades de aumento de ingresos.

Datos de rendimiento pasados

Los datos históricos de los hoteles son un buen indicador de los resultados futuros. Sin embargo, aunque nada está garantizado, siempre se pueden identificar algunas tendencias en los ingresos del hotel, como los picos y las pausas en la demanda de los huéspedes.

Datos sobre las reservas

La previsión de ingresos debe analizar las reservas actuales que ya se han realizado, las próximas promociones y ofertas que el hotel tiene en proyecto, y el tráfico de la página web, específicamente su nivel de éxito como contribuyente a las reservas.

Datos futuros precisos

Es esencial seguir un proceso sólido para garantizar la calidad de los datos, como el rendimiento del canal de distribución y las preferencias de los clientes, las nacionalidades de los huéspedes y el tipo de viaje (negocios u ocio).

Expectativas de las mejores cuentas

Los hoteles con mejores resultados anticipan la producción de sus principales cuentas, incluidas las directas, las corporativas, los consorcios y las mayoristas. Los gestores pueden entonces comparar el resultado de los rendimientos anticipados con sus expectativas y si encaja o no con las tendencias generales de los datos de las reservas. Esto permite visualizar las discrepancias y, por tanto, tomar medidas para compensar cualquier déficit.

Tendencias del mercado

Las tendencias del mercado son, por supuesto, muy amplias y generales. Sin embargo, son tan importantes que deben tenerse en cuenta. Por ejemplo, las tendencias pueden incluir el aumento/disminución de los visitantes del hotel en tu zona o ciudad; el aumento/disminución de los hoteles de la competencia en tu zona; y los cambios en la economía local, regional, nacional y, si procede, internacional.

Vacaciones y eventos

Ciertos periodos del año, como la Navidad, las vacaciones de verano, la Nochevieja y eventos nacionales como el puente de la Constitución, contribuyen a aumentar considerablemente los ingresos de los hoteles. Los gestores de ingresos pueden anticiparse a estos periodos y eventos para obtener picos de demanda.

Influencia de los competidores

Una sólida previsión de ingresos incorpora en gran medida un registro de todos los datos disponibles de la competencia, que se mantienen actualizados periódicamente. Estos datos incluyen las tarifas de las habitaciones, la disponibilidad, las fechas totalmente reservadas, los periodos de baja y alta demanda, los cambios en la estrategia de ventas, los cambios de gestión y la apertura y el cierre de hoteles.

Repeticiones y reservas

Los gestores de ingresos también deben ser conscientes de los sucesos que pueden sesgar la precisión de las previsiones. Algunos ejemplos son los clientes repetidos que se registran erróneamente como nuevos huéspedes y las ocasiones en que los huéspedes cancelan y vuelven a reservar con una tarifa reducida.

Tendencias adicionales

Es muy importante evaluar las tendencias entre días similares de semanas anteriores para lograr una previsión de ingresos precisa. No basta con comparar año tras año. Un sistema eficaz de previsión de ingresos de un hotel compara y encuentra tendencias de reserva comparables en días similares de semanas y temporadas anteriores.

El mismo principio se aplica también a los eventos y períodos especiales, como una fiesta o celebración nacional. Cuanto mayor sea la muestra de datos de comparación, más ricos serán los datos con los que el proceso tiene que trabajar, lo que puede producir resultados más informados y precisos.

Una de los puntos más importantes a la hora de saber cómo calcular la previsión de ingresos de un hotel es la precisión.

El objetivo general de los hoteles es hacer previsiones con la mayor precisión posible. Aspirar a un máximo del 6% ayuda a posicionar a tu hotel para que actúe de tal manera que logre sus objetivos, a la vez que te da margen para prepararte para un rendimiento inferior al deseado. La medición constante de la precisión también es esencial, incluyendo el análisis de las diferencias entre tu previsión y la realidad a medida que pasan los días, las semanas y los meses. Esto se aplica tanto a las diferencias negativas como a las positivas.

Es fundamental determinar las causas de las diferencias por día de la semana y por segmentos para mejorar la precisión de las previsiones en el futuro.

Las previsiones también pueden ser inexactas debido a un cálculo de las reservas incorrecto. Para minimizar las posibilidades de que esto ocurra, puedes comprobar sistemáticamente lo siguiente, con revisiones periódicas de los procedimientos también:

• ¿Es correcta su segmentación?
• ¿Están actualizados los bloques de habitaciones? ¿Hay un aumento o una disminución?
• ¿Es correcta la tentativa de grupo? (aplica el factor de materialización)
• ¿Hay reservas duplicadas?
• ¿Hay reservas pendientes que no se hayan introducido en su PMS?
• ¿Se han eliminado las habitaciones sobrevendidas, basando tu previsión en el número de habitaciones disponibles para vender?
• ¿Están todos los bloques de habitaciones y reservas vinculados a una tarifa o código de tarifa correctos?

Ejemplo de Cálculo de RevPAR:

Supongamos que un hotel tiene 100 habitaciones y durante un mes específico:

• Ingresos Totales de Habitaciones: $30,000
• Número de Habitaciones Vendidas: 500
• Número Total de Habitaciones Disponibles: 100 habitaciones × 30 días = 3,000 habitaciones-noche

Cálculo de ADR: ADR=30,000 USD500 (Habitaciones Vendidas)=60 USDADR=500 (Habitaciones Vendidas)30,000 USD​=60 USD

Cálculo de Tasa de Ocupación: Tasa de Ocupacioˊn=500 (Habitaciones Vendidas)3,000 (Habitaciones Disponibles)=16≈16.67%Tasa de Ocupacioˊn=3,000 (Habitaciones Disponibles)500 (Habitaciones Vendidas)​=61​≈16.67%

Cálculo de RevPAR usando ADR y Tasa de Ocupación: $\text{RevPAR}=60\text{ USD (ADR)}\times 0.1667\text{ (Tasa de Ocupacioˊn)}=10\text{ USD}$

Cálculo de RevPAR usando Ingresos Totales y Habitaciones Disponibles: RevPAR=30,000 USD3,000 (Habitaciones Disponibles)=10 USDRevPAR=3,000 (Habitaciones Disponibles)30,000 USD​=10 USD

Ambos métodos dan el mismo resultado para RevPAR, lo que proporciona una medida efectiva de los ingresos generados por habitación disponible en el hotel.

El proceso de previsión y los resultados pueden variar entre los distintos hoteles. A menudo existen importantes diferencias entre las empresas e incluso dentro del mismo grupo hotelero entre las distintas propiedades de su cartera.

Cuanto más se realicen las previsiones de forma coherente y exhaustiva, mayor será la precisión. Y a la hora de establecer la varianza, una vez que se alcanza el 6%, se puede afinar más, como el 4 o el 5%. A este respecto, también conviene tener en cuenta que fijar un objetivo demasiado ambicioso puede desmotivar al personal. Debe ser una variación realista que proporcione un objetivo sólido que sea bueno para el negocio y ayude a motivar a tu equipo. Si utilizas un sistema de gestión de ingresos de eficacia probada cuyo núcleo es la tecnología líder del mercado, podrás beneficiarse de una potente herramienta que, además, es una manera asequible de obtener unos resultados de previsión sólidos.

En resumen, el nivel de agregación de datos que pueden proporcionar los sistemas de gestión de ingresos no sólo complementa la capacidad de los gestores de ingresos para escudriñar los datos, sino que también alivia la complejidad cada vez mayor de la distribución hotelera, que sin ningún tipo de apoyo puede llegar a ser abrumadora.