Sistema de Gestión de la Propiedad para Hoteles – ⏰ Tiempo de lectura de 5 a 7 Minutos

¿Sabe qué es el PMS en el negocio hotelero? El sistema de gestión de la propiedad (PMS) es un software operativo ampliamente utilizado por hoteles de cualquier tamaño y estructura. Es una plataforma de gestión en la nube que centraliza y automatiza las operaciones del hotel.

A través del PMS (Property Management System en inglés) , se puede comprobar el inventario, reservar habitaciones, controlar la entrada y salida de los huéspedes, y otras características esenciales para las operaciones del hotel.

En este sistema hotelero, también es posible controlar las operaciones financieras del hotel, como establecer la tarifa para las temporadas baja y alta y revisar las facturas que hay que pagar y los ingresos que hay que recibir.

Dependiendo del sistema, se puede acceder al balance general de ingresos y gastos del hotel, disponible en gráficos o informes de Excel.

Este es un resumen básico de lo que es un sistema de gestión de la propiedad en la industria hotelera. En el pasado, esos sistemas de gestión de la propiedad eran las mayores, si no las únicas, inversiones en tecnología hotelera.

Hoy en día hay varios proveedores de software en el mercado que permiten a los hoteles independientes, posadas y cadenas más pequeñas competir al mismo nivel de gestión que las grandes empresas hoteleras.

El PMS (Property Management System) de un hotel es un software que se utiliza para gestionar las operaciones diarias de un establecimiento hotelero. Es esencial para la administración eficiente de un hotel y cumple con diversas funciones clave:

• Gestión de Reservas:
  • Permite manejar todas las reservaciones, desde la entrada (check-in) hasta la salida (check-out) de los huéspedes. Esto incluye la asignación de habitaciones, la gestión de cambios en las reservas y la actualización de la disponibilidad de habitaciones.
• Front Office (Recepción):
  • El PMS es utilizado por el personal de recepción para acceder a información clave sobre los huéspedes, realizar el registro de entrada y salida, y manejar pagos y facturación.
• Gestión de Ingresos:
  • Ayuda en la estrategia de fijación de precios de las habitaciones, basada en la demanda y otros factores del mercado, para maximizar los ingresos.
• Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM):
  • Permite almacenar y gestionar información sobre los huéspedes, como preferencias personales, historial de estancias y datos de contacto, lo que ayuda a personalizar el servicio y mejorar la experiencia del cliente.
• Back Office y Reportes:
  • Facilita la gestión de tareas administrativas y contables, y genera reportes para un análisis detallado del rendimiento del hotel.
• Integración con Otros Sistemas:
  • El PMS suele integrarse con otros sistemas, como los de punto de venta (POS), gestión de ingresos, canales de distribución, y sistemas de gestión de edificios.
• Housekeeping (Limpieza y Mantenimiento):
  • Coordina las actividades de limpieza y mantenimiento de las habitaciones y áreas comunes, mejorando la eficiencia operativa.
• Gestión de Eventos y Banquetes:
  • Algunos PMS también incluyen módulos para gestionar eventos, conferencias y banquetes en las instalaciones del hotel.

El sistema de gestión de propiedades de un hotel (Hotel PMS, por sus siglas en inglés) es una herramienta esencial en la industria hotelera moderna. Ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas para optimizar las operaciones del hotel y mejorar la experiencia del huésped. Aquí te detallo algunas de las funcionalidades clave del Hotel PMS:

• Gestión de Reservas:
  • Procesamiento y gestión centralizada de reservas provenientes de diversas fuentes como el sitio web del hotel, agencias de viajes online (OTA), llamadas telefónicas, etc.
  • Visualización y gestión del inventario de habitaciones en tiempo real.
• Front Desk Operations (Operaciones de Recepción):
  • Automatización de tareas de check-in y check-out.
  • Gestión de asignaciones de habitaciones y requisitos especiales de los huéspedes.
  • Procesamiento de pagos y manejo de facturación.
• Gestión de Relaciones con Clientes (CRM):
  • Almacenamiento y gestión de datos de huéspedes para personalizar la experiencia y promover la lealtad.
  • Historial de las estancias, preferencias y patrones de gasto de los clientes.
• Gestión de Tarifas y Revenue Management:
  • Herramientas para establecer y ajustar tarifas de habitaciones.
  • Análisis y pronósticos para optimizar las estrategias de precios.
• Housekeeping y Mantenimiento:
  • Programación y seguimiento de tareas de limpieza y mantenimiento.
  • Gestión de la disponibilidad de habitaciones en base a su estado de limpieza y mantenimiento.
• Gestión de Informes y Análisis:
  • Generación de informes detallados sobre finanzas, operaciones, ocupación, entre otros.
  • Análisis de datos para tomar decisiones informadas y estratégicas.
• Integración con Otros Sistemas:
  • Conexión con sistemas de punto de venta (POS), sistemas de distribución global (GDS), portales de reservas online, etc.
  • Integración con sistemas de gestión de edificios, como control de acceso y gestión energética.
• Gestión de Eventos y Banquetes:
  • Herramientas para organizar y gestionar eventos, conferencias y banquetes.
• Soporte Multimoneda y Multilingüe:
  • Capacidad para operar en diferentes idiomas y manejar múltiples monedas, esencial para hoteles con clientela internacional.
• Back Office y Gestión Administrativa:
  • Funcionalidades para manejar tareas administrativas, como nóminas y contabilidad.
• Seguridad y Cumplimiento de Normativas:
  • Garantizar la seguridad de los datos de los huéspedes y cumplir con las regulaciones locales e internacionales.
• Gestión de Canales:
  • Controlar y gestionar la distribución de habitaciones a través de múltiples canales de venta.

El Hotel PMS ha evolucionado de ser un mero sistema de reservas a convertirse en un ecosistema integral para la gestión hotelera, cubriendo casi todos los aspectos del funcionamiento del hotel y mejorando significativamente la eficiencia operativa.

El uso de un sistema de gestión de hoteles, comúnmente conocido como Hotel PMS (Property Management System), aporta múltiples beneficios a la gestión y operación de un establecimiento hotelero. Estos sistemas automatizan y optimizan una variedad de procesos, lo que resulta en eficiencias operativas, mejoras en el servicio al cliente y aumentos en la rentabilidad. Aquí te detallo algunos de los beneficios clave:

• Eficiencia Operativa:
  • Automatización de tareas rutinarias como asignaciones de habitaciones, check-ins/check-outs, y facturación, lo que reduce el tiempo dedicado a procesos manuales y minimiza los errores humanos.
• Mejora en la Gestión de Reservas:
  • Gestión centralizada de reservas de múltiples canales (sitio web del hotel, agencias de viajes online, reservas telefónicas, etc.), lo que facilita el manejo de la disponibilidad y las tarifas en tiempo real.
• Optimización de la Gestión de Ingresos:
  • Herramientas avanzadas de revenue management para establecer estrategias de precios dinámicos basadas en la demanda, competencia, y otros factores, maximizando así los ingresos.
• Mejor Experiencia del Huésped:
  • Posibilidad de ofrecer un servicio más personalizado al tener acceso fácil a información sobre las preferencias y el historial de los huéspedes.
  • Check-in/check-out rápido y eficiente, mejorando la satisfacción del cliente.
• Acceso a Información y Reportes en Tiempo Real:
  • Generación de reportes detallados sobre ocupación, ingresos, y rendimiento operativo, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos.
• Integración con Otros Sistemas:
  • Posibilidad de integrar con otros sistemas como puntos de venta (POS), gestión de relaciones con clientes (CRM), y sistemas de distribución global (GDS), creando un ecosistema de gestión hotelera cohesivo.
• Mejora en la Gestión del Housekeeping:
  • Coordinación eficiente de las tareas de limpieza y mantenimiento, asegurando que las habitaciones estén listas en tiempo y forma para los huéspedes.
• Gestión de Múltiples Propiedades:
  • Para cadenas hoteleras, el PMS permite la gestión centralizada de múltiples propiedades, facilitando la estandarización de procesos y políticas.
• Reducción de Costos:
  • Al mejorar la eficiencia operativa y optimizar la gestión de tarifas y ocupación, se pueden reducir los costos operativos y aumentar la rentabilidad.
• Cumplimiento de Normativas:
  • Ayuda a asegurar que el hotel cumpla con las regulaciones locales e internacionales, incluyendo la gestión de datos de los huéspedes.
• Sostenibilidad:
  • Promueve operaciones más sostenibles al reducir la necesidad de papel y optimizar el uso de recursos.

El Sistema de Gestión de la Propiedad en la industria hotelera es el centro de operaciones del negocio. Cualquier otro sistema de apoyo al hotel que tenga la empresa puede integrarse en el PMS, directa o indirectamente, a partir de software de terceros.

Con la evolución de las tecnologías disponibles en la industria hotelera, esta integración también puede hacerse con cerraduras electrónicas y sistemas de gestión de la energía. Estos son algunos ejemplos de posibles integraciones con el PMS del hotel:

Motor de reservas y channel manager (CM)

Poder controlar tus tarifas en cualquier canal de distribución y en tiempo real evita casos de overbooking y fallos de comunicación entre vendedores y recepción.
Las integraciones de motor de reservas + gestor de canales + PMS hacen que todo el proceso de reserva online sea impecable, sin cabos sueltos. Esto significa que si el huésped reserva con una OTA, se actualizará automáticamente en el PMS del hotel.

El sistema de gestión de la propiedad del hotel también recibirá otros datos de la reserva, como la información del cliente, los datos de la tarjeta de crédito y otros detalles específicos.

Saber dónde y cómo se enteran sus huéspedes hace posible implementar acciones específicas para atraerlos como clientes directos.

Sistema de gestión de ingresos (RMS)

Un análisis histórico de las reservas es muy importante para entender la previsión de la demanda y los segmentos a los que sirve tu hotel.
Este tipo de información es muy utilizada en el Revenue Management (RM) cuando se trabaja con tarifas dinámicas, diferentes para cada segmento/audiencia.

Puedes exportar estos datos y procesarlos manualmente por la plataforma PMS, recordando siempre prestar atención a la ley de protección de datos.

Dependiendo de la calidad de los datos extraídos, la mejor manera de hacer este análisis es automatizar este proceso mediante la integración del PMS con tu sistema de gestión de ingresos (RMS o Revenue Management System en inglés).

Cerraduras electrónicas

El sistema de gestión de la propiedad para hoteles puede incluso integrarse con modelos de cerraduras electrónicas, ya sean autónomas, a pilas, o cerraduras online e inalámbricas.

Estas cerraduras se comunican con el software, lo que permite abrir o bloquear la puerta en función del estado de ocupación de la habitación. De este modo, se tiene un mayor control de todas las entradas y salidas de la habitación.

Gestión de la energía

Si la vivienda no tiene instalado un sensor de ocupación, la segunda forma de gestionar el uso de la energía es mediante la integración con un termostato digital y el PMS del hotel, por ejemplo.

Esta integración informa automáticamente al dispositivo del estado de ocupación de la habitación y la información es actualizada por la plataforma de gestión de la propiedad.

En el pasado, el PMS no estaba en la nube, sino que era local. Esto significa que el hotelero compraba el programa y lo instalaba en el ordenador. El problema era que la máquina tenía que respetar ciertos requisitos previos del sistema para ejecutar el programa, como los niveles de procesamiento y el espacio en disco.

También estaba el problema del mantenimiento. Cada vez que el programa necesitaba alguna actualización o un parche, era necesario instalarlo manualmente, ya fuera por el equipo o por el proveedor. En este último caso, era necesario programar una visita.

Con un PMS hotelero en la nube, el software es actualizado automáticamente por el proveedor. Ya no se corre el riesgo de que un problema técnico borre todos los datos del sistema, porque un sistema de gestión de la propiedad en la nube realiza automáticamente una copia de seguridad de la información de las reservas y de los clientes.

Esto ahorra tiempo y gastos informáticos. Con una infraestructura simplificada, se puede acceder a un sistema de gestión de la propiedad para hoteles incluso mediante dispositivos móviles como tabletas o smartphones. Tus empleados no necesitan estar «pegados» a la recepción.

Eso significa que cuando una habitación está disponible, se envía automáticamente una notificación al teléfono móvil de la gobernanta de hotel, que avisará al empleado responsable de la limpieza de la unidad. Práctico y sencillo, ¿verdad?

Al centralizar la gestión del front-office del hotel en un sistema en la nube, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo electrónico, se gana en productividad, agilidad y eficiencia.

Los proveedores de este software hablan mucho de la experiencia del huésped, y de cómo el sistema impacta en su percepción y experiencia de tu marca.

Esto sucede porque cuanto más organizada y eficiente es la gestión del hotel, mejor funcionan los procedimientos en el front office. Un equipo más productivo hace más por el cliente y comete menos errores.

Además de la satisfacción de los huéspedes, aumenta el bienestar del equipo interno.

Brevemente, algunos de los beneficios de optimizar la gestión del hotel con un sistema de gestión de la propiedad son:

Hay varios proveedores de PMS en la industria hotelera. Sin embargo, debes investigar y comparar muchos de los sistemas disponibles en el mercado para que el sistema de gestión de la propiedad elegido sea el que más se acerque a las necesidades particulares de tu negocio.

Por ejemplo, si tu hotel tiene varios tipos de habitaciones, como las estándar, las de negocios y las de lujo, sería interesante que el PMS le ofreciera informes sobre cada tipo de habitación. Si la propiedad es una posada u hostal, con pocas habitaciones del mismo tipo, esto no sería una demanda.

De todos modos, siempre hay que investigar mucho antes de contratar un nuevo software y hablar con otros colegas del sector que ya utilizan estos sistemas. Invertir en tecnología es fundamental para que los hoteles mantengan responsablemente la salud financiera del negocio.

Vídeo: ¿Qué es un PMS para Hoteles? Property Management System | Sistema de Gestión de la Propiedad para Hoteles