¿Cuáles son los Sistemas de Gestión Hotelera?; Los sistemas de gestión hotelera son herramientas de apoyo para un sector que exige rapidez y asertividad en escenarios que cambian con frecuencia. Con estas tecnologías, los hoteleros ganan tiempo, se organizan mejor y consiguen profesionalizar la gestión de los alojamientos.
Sin embargo, muchos profesionales de la hostelería asocian la palabra «automatización» con algo malo. Pero la automatización de los procesos es precisamente lo que hace de los sistemas de gestión hotelera una herramienta productiva. Estos sistemas comparten el mismo punto de partida que otras tecnologías: la automatización de la operación.
¿Cuál es el mejor software de gestión hotelera? Tenemos, por un lado, papel y bolígrafo e innumerables líneas y columnas en hojas de Excel. Por otro lado, tenemos los sistemas de gestión hotelera construidos específicamente para hacer estas tareas por ti.
En este artículo de Curso de Recepcionista de Hotel están los mejores programas de gestión hotelera esenciales para cualquier alojamiento.
¿Cuáles son los Sistemas de Gestión Hotelera?
¿Qué son los sistemas de gestión hotelera?
Los sistemas de gestión hotelera son soluciones de software diseñadas para automatizar y facilitar la gestión operativa de un hotel o cadena de hoteles. Estos sistemas abarcan una amplia gama de funciones y procesos para mejorar la eficiencia, el servicio al cliente y la rentabilidad. Aquí detallo sus características y funciones principales:
Características Principales
- Automatización de Procesos: Optimizan y automatizan tareas rutinarias, reduciendo el riesgo de errores humanos y aumentando la eficiencia.
- Centralización de Información: Consolidan información clave en una plataforma central, facilitando el acceso y la gestión de datos.
- Integración de Funciones: Integran diversas funciones del hotel, desde la recepción hasta la gestión de ingresos, en un solo sistema.
- Personalización y Escalabilidad: Son personalizables según las necesidades del hotel y escalables para adaptarse al crecimiento del negocio.
- Accesibilidad: Muchos son accesibles en línea, permitiendo la gestión remota.
Funciones Principales
- Gestión de Reservas: Automatización del proceso de reserva, incluyendo reservas en línea, asignación de habitaciones y manejo de cancelaciones o cambios.
- Front Office (Recepción): Gestión del check-in/check-out, manejo de perfiles de huéspedes, y comunicación con otras áreas del hotel.
- Gestión de Ingresos y Tarifas: Herramientas para optimizar precios, análisis de ocupación y estrategias de ingresos.
- Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): Herramientas para recopilar y analizar información sobre los huéspedes, mejorando el marketing y la personalización del servicio.
- Back Office y Contabilidad: Facilita la gestión de tareas administrativas, contabilidad, facturación y reportes financieros.
- Gestión de Personal: Programación de turnos, seguimiento de horas trabajadas y coordinación del personal.
- Mantenimiento y Limpieza: Programación y seguimiento de tareas de mantenimiento y limpieza de habitaciones.
- Gestión de Eventos y Banquetes: Planificación y coordinación de eventos, reuniones y banquetes dentro del hotel.
- Análisis e Informes: Generación de informes detallados para análisis y toma de decisiones estratégicas.
- Integración con Otros Sistemas: Capacidad para integrarse con sistemas externos como motores de reserva en línea, sistemas de punto de venta (POS) y otros.
Beneficios
- Mejora en la Eficiencia Operativa: Reducción del tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar tareas diarias.
- Mejor Experiencia del Huésped: Servicio más rápido y personalizado, mejorando la satisfacción del cliente.
- Toma de Decisiones Basada en Datos: Acceso a datos y análisis para una gestión más informada.
- Optimización de Ingresos: Herramientas para ajustar tarifas y maximizar la ocupación.
Tabla de sistemas de gestión hotelera más utilizados
La elección de un sistema de gestión hotelera puede variar considerablemente según las necesidades específicas del hotel, como su tamaño, ubicación y servicios ofrecidos. Sin embargo, algunos sistemas de gestión hotelera se han destacado por su popularidad y funcionalidad. A continuación, te presento una tabla que resume algunos de los sistemas de gestión hotelera más utilizados, destacando sus características principales:
| Sistema | Características Clave | Ideal para | Notas Adicionales |
|---|---|---|---|
| Opera PMS (Oracle) | – Completo y versátil.<br>- Ideal para grandes cadenas hoteleras.<br>- Integración con otros sistemas Oracle. | Hoteles de mediana a gran escala | Requiere inversión significativa, ideal para hoteles con muchas habitaciones. |
| Cloudbeds | – Basado en la nube.<br>- Fácil de usar.<br>- Integración con canales de reservas y sistemas de terceros. | Hoteles pequeños y medianos | Popular entre hoteles boutique y alojamientos de tamaño pequeño a mediano. |
| Hotelogix | – Sistema basado en la nube.<br>- Funcionalidades de front y back office.<br>- Integración con canales de distribución. | Hoteles pequeños y medianos | Enfocado en simplicidad y eficiencia. |
| Maestro PMS | – Solución híbrida (nube y local).<br>- Amplia gama de módulos.<br>- Enfoque en la experiencia del huésped. | Hoteles independientes y resorts | Ofrece una solución personalizable. |
| MSI CloudPM | – Solución en la nube.<br>- Fácil de integrar.<br>- Funciones de gestión de ingresos. | Hoteles de tamaño pequeño a mediano | Enfocado en hoteles que buscan una solución económica y eficiente. |
| RoomKeyPMS | – Interfaz intuitiva.<br>- Integración con canales de reservas.<br>- Herramientas de informes y análisis. | Hoteles de todas las escalas | Popular por su facilidad de uso y funcionalidades de informes. |
| Sabre Hospitality Solutions SynXis | – Amplia distribución global.<br>- Fuertes capacidades de gestión de ingresos.<br>- Integración de sistemas de reserva. | Hoteles de mediana a gran escala | Ideal para hoteles con un enfoque fuerte en la distribución y gestión de ingresos. |
| StayNTouch | – Solución móvil.<br>- Interfaz sencilla y moderna.<br>- Integración con sistemas de lealtad y CRM. | Hoteles boutique y de diseño | Adecuado para hoteles que buscan innovación y movilidad. |
| Mews Systems | – Orientado a la experiencia del usuario.<br>- Automatización de tareas.<br>- Check-in/out en línea. | Hoteles modernos y hostales | Ideal para establecimientos que buscan innovar en la experiencia del huésped. |
| Amadeus Hospitality | – Soluciones integrales para gestión hotelera.<br>- Herramientas de gestión de ingresos y reservas.<br>- Personalizable. | Hoteles de todas las escalas | Adecuado para hoteles que requieren una solución completa y personalizada. |
Consideraciones Importantes
- Costo vs. Beneficio: Evalúa el costo del sistema en relación con las funcionalidades que ofrece.
- Integración con Otros Sistemas: Considera cómo se integrará con los sistemas actuales del hotel.
- Soporte y Formación: Asegúrate de que haya un buen soporte técnico y oportunidades de formación.
Cada sistema tiene sus propias fortalezas y puede ser más adecuado para ciertos tipos de hoteles. Es importante realizar una investigación y evaluación detallada para encontrar el sistema que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu establecimiento hotelero.
Sistema de Gestión de la Propiedad (PMS)
Empecemos por el PMS o Sistema de Gestión de la Propiedad. Es el sistema más completo. Tiene posibilidades de integración con otros sistemas como el gestor de canales o channel manager (CM) y motores de reservas.
Hay varias empresas que venden sistemas de gestión hotelera, con una variedad de complejidad y estructura. Algunos sistemas PMS tienen más funcionalidades, otros son más sencillos.
Los elementos básicos de un PMS son el estado de las reservas, el panel de control y la gestión de la asignación. En términos de diseño, el PMS se parece a un calendario, con todos los detalles de la reserva: los nombres de los huéspedes, las fechas de la reserva, los precios de las habitaciones, el período de las estancias y más.
Sistema de Gestión de Canales (CMS)
Un viajero acaba de llegar a tu hotel, sin reserva. Hay una habitación estándar disponible y el recepcionista de hotel la reserva para este nuevo huésped. El siguiente paso será rellenar la información del huésped en el PMS, que actualizará el inventario de habitaciones del hotel en el Sistema Central de Reservas (CRS).
Si el CRS está integrado en el gestor de canales o Channel Manager (CM), y recomendamos que lo esté, la actualización se hace automáticamente en todos los canales de distribución de venta del hotel, todos los sitios de las OTAs (agencias de viajes online) y otros canales.
Por lo tanto, lo que hace el sistema gestor de canales es actualizar toda la asignación del hotel simultáneamente en los diferentes canales de distribución. En lugar de tener que acceder a cada uno de ellos manualmente (cada sitio de OTAs), el CM simplemente lo hace por ti. Y lo contrario también es cierto. Cuando un viajero reserva una habitación a través de Booking, por ejemplo, la disponibilidad se actualiza automáticamente en tu sistema de reservas.
Para hacerlo más sencillo: Chanel Manager es un sistema hotelero que automatiza la gestión de tarifas, disponibilidad y reservas en todos los canales de venta online con los que trabaja el hotel. Es el principal sistema que evita que tu hotel sufra overbooking y fluctuaciones de tarifas.
Motor de Reservas Online
Continuamos con la lista de ¿cuáles son los sistemas de gestión hotelera?
Las reservas directas son cruciales para la salud financiera de un hotel. Es un principio básico de la gestión de ingresos. Depender en gran medida de las ventas de las OTAs es como cortarse el cuello.
Un buen motor de reservas online en la página web de tu hotel te proporcionará más independencia y control sobre tu propio inventario de habitaciones, disminuyendo la cantidad de comisiones pagadas a las agencias online.
Sin embargo, no todos los motores de reservas online te ayudarán a potenciar las reservas directas. Es importante que esta herramienta se integre en otros sistemas de gestión hotelera, como la gestión de canales y la central de reservas.
El motor de reservas, a pesar de ser la entrada principal a la web del hotel, también puede tener acceso por el viajero a través de diferentes plataformas como un chatbot del hotel. Debes tener en cuenta que una gran parte de tu tráfico online es a través del móvil. Por este motivo, asegúrate de que tu motor de reservas online está optimizado para smartphones.
No olvides las reservas online realizadas a través de las redes sociales y las aplicaciones de mensajería. (Ver Como Mejorar la Satisfacción de los Hoteles con Whatsapp)
Gestión de la Relación con el Cliente (CRM)
En inglés Customer Relationship Management (CRM).
El sector hotelero es multicanal y cada día cientos de viajeros se ponen en contacto a través del teléfono, las aplicaciones de texto y otros canales de comunicación online. Con la gestión de las relaciones con los clientes, el hotel puede recopilar, organizar y visualizar todos los datos de los viajeros, todo en un único lugar.
El sistema es capaz de enviar correos electrónicos, crear una base de datos inteligente de clientes, segmentar los perfiles de los huéspedes, hacer encuestas de satisfacción y muchas otras actividades.
Sistema de Gestión de Ingresos (RMS)
Llegamos al último punto de ¿cuáles son los sistemas de gestión hotelera?
Las estrategias de ingresos de los hoteles son una operación compleja. Las tarifas en los hoteles son volátiles, depende de la época del año, de si es temporada baja o alta, de los eventos de la ciudad y de otros escenarios que son difíciles de predecir.
Por ejemplo: ¿es más lucrativo cerrar una reserva con la tarifa más alta o cerrar dos tarifas diarias con una tarifa más baja? La respuesta es: depende.
Para ayudar a los hoteleros a tomar este tipo de decisiones sin hundirse en números, gráficos y más números que ni siquiera tienen sentido, el sistema de gestión de ingresos (RMS) puede hacer este trabajo analítico por ti.
El RMS puede predecir las tarifas y ayudarte a controlar el inventario de habitaciones. Además, si se integra en el PMS del hotel, las recomendaciones de precios se dan en tiempo real, teniendo en cuenta la entrada y salida de los huéspedes, el periodo de las estancias, las cancelaciones, etc.
Programas de Gestión Hotelera más Usados
Para elegir un buen software de gestión hotelera, primero debes identificar los servicios que deseas y necesitas, pero en cualquier caso, es recomendable buscar una solución que integre todos los servicios para optimizar la eficiencia de tu hotel y aumentar su rentabilidad.
La mejor manera de saber si has encontrado el software adecuado es utilizar el paquete gratuito, para poder experimentar todos los servicios, y si son fáciles de usar, podrás optimizar tus responsabilidades diarias mientras te centras en el panorama general.
¿Cuál es el mejor software de gestión hotelera? A continuación te ofrecemos una lista de los mejores y más utilizados programas de gestión hotelera, para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu hotel.
Conclusión
Estos son algunos de los sistemas de gestión hotelera imprescindibles para la gestión de hoteles, hostales y resorts. Hay que recordar que una de las bases de esos sistemas es la gestión 100% online de la operación. Por lo tanto, es posible acceder al panel de control del software en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Vídeo: Sistema Hotel | ¿Cuáles son los Sistemas de Gestión Hotelera?
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