Cómo Captar Eventos en Hoteles; Daremos 10 consejos prácticos para captar eventos con resultados satisfactorios en esta publicación de curso de recepcionista de hotel.

¿Qué se puede hacer para obtener mejores resultados con la captación de eventos en hoteles?

Para ayudar a superar este reto, hemos reunido 10 consejos prácticos para que los hoteles y complejos turísticos innoven en sus estrategias de captación de eventos, adopten nuevas soluciones y tengan una mayor presencia en el mercado de eventos. Compruébalos.

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Cómo Captar Eventos en Hoteles

¿Qué es un evento en el hotel?

Un evento en un hotel es una reunión o actividad que tiene lugar en las instalaciones de un hotel. Puede ser una reunión de negocios, una boda, una fiesta de cumpleaños, una conferencia, entre otros. Los hoteles suelen tener salones de eventos especiales para albergar estos tipos de actividades, y pueden proporcionar servicios adicionales como catering y servicio de bar.

1 – Revisar el plan de ventas para comprobar que los valores y las condiciones de negociación se ajustan a las expectativas del mercado.

Evaluar y reevaluar siempre los procesos es una práctica inherente a cualquier empresa. Si aún no tienes este hábito, ahora es el momento. En este caso, el consejo es centrar la evaluación en el plan de ventas que el hotel prepara y transmite a sus representantes para atraer eventos.

Recuerde siempre que el mercado de los eventos también ha crecido en competitividad y la competencia para acoger congresos, foros, conferencias y ferias de todo tipo y tamaño es cada vez más feroz. Por lo tanto, para captar eventos en hoteles hay que analizar el plan de ventas para comprobar si es competitivo, si está dentro de la realidad del mercado y si hay algún margen que se pueda reducir sin generar pérdidas para el hotel.

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2 – Invertir en la formación frecuente del equipo del hotel que trabaja con eventos.

Toda la estructura de los eventos se construye cuidadosamente. Un plan de ventas competitivo en la calle. Pero nada de esto puede dar resultados si el equipo responsable de atraer los eventos no tiene las habilidades necesarias para hacer el trabajo. La profesionalidad manda en el mercado de los eventos y las cualificaciones básicas, como el dominio de un segundo o incluso un tercer idioma, pueden marcar una gran diferencia.

Por lo tanto, evaluar al equipo del hotel e invertir en formación (puntual o en sesiones de formación más largas) para mejorar su trabajo en todas las etapas de la captación de eventos debería formar parte de la rutina de cualquier hotel que quiera crecer en el segmento.

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3 – Amplíe su red de relaciones para entrar en el radar de posibles clientes y representantes de la cadena turística que puedan abrir nuevas oportunidades.

El éxito que muchos hoteles consiguen con sus centros de eventos es el resultado de la calidad de la estructura y el servicio que ofrecen y de la propia ubicación.

Pero sin una red de relaciones eficiente, el panorama podría ser diferente. Es estrechando los lazos con quienes toman las decisiones sobre la elección de los destinos de los eventos como los hoteles pueden transformar a los clientes potenciales en grandes oportunidades.

Para captar eventos en hoteles, el consejo es mantener un contacto activo con los que ya forman parte de su red, sin perder de vista la importancia de ampliarla. El espacio para eventos del hotel tiene que estar en el radar de más gente y, por tanto, no se puede descartar ninguna oportunidad de interactuar con empresas y sociedades científicas. Participar en asociaciones y circular por eventos son dos acciones que ayudan mucho en esta tarea.

4 – Realice visitas de presentación y ofrezca cortesías de hospitalidad a quienes desempeñan un papel decisivo en la elección de las sedes de los eventos.

En la labor de ampliar la red de relaciones, el hotel puede prestar especial atención a las sucursales de las grandes empresas y a las representaciones locales de las sociedades científicas.

Para captar eventos en hoteles, supone una gran diferencia presentar personalmente el trabajo del hotel con eventos en lugar de limitarse a enviar carpetas por correo o mensajes de correo electrónico. Por parte del hotel, la visita puede estar encabezada por el empresario, el director ejecutivo o el profesional de marketing y eventos.

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Por parte de los locales visitados, es importante que el hotel identifique a quienes tienen poder de decisión sobre los eventos. La conversación puede abrir nuevas oportunidades debido a la influencia que puede tener una sucursal o una sección local en la elección del lugar de celebración de los principales actos de la empresa o de la sociedad científica, respectivamente. Como parte de esta estrategia de acercamiento, el hotel puede estudiar la posibilidad de ofrecer cortesías de alojamiento para que los funcionarios visitantes vean in situ la estructura total del complejo, incluido el espacio para eventos.

5 – Preste más atención al material publicitario del espacio del evento.

La forma en que el hotel publicita su espacio merece atención si el objetivo es aumentar los resultados atrayendo eventos. La primera evaluación que hay que hacer es sobre la pertinencia de divulgar todo lo que ofrece el hotel en el mismo material o si el centro de eventos merece un material exclusivo.

Si quiere avanzar en el segmento, debe considerar la segunda opción. El material debe aportar todas las características del centro de eventos, con descripciones técnicas del espacio (tamaño, número de participantes…), posibilidades de reordenación para diferentes formatos y servicios. Incluya también información sobre la ubicación del hotel, así como datos sobre la ciudad.

Para captar eventos en hoteles de manera exitosa, hay que observar el aspecto visual. No utilice nunca fotografías de bancos de imágenes para ilustrar el material.

Utilice sus propias fotos, con calidad profesional, que muestren el espacio vacío y ocupado durante los eventos ya celebrados. Los datos de las encuestas de satisfacción y los testimonios de quienes ya han promovido eventos en el espacio hotelero también pueden utilizarse en la promoción.

No hace falta decir que el material debe estar bien organizado y contener información clara y objetiva. Recuerde utilizar materiales impresos, pero también aquellos que pueden enviarse en formato electrónico y que deben estar disponibles en los sitios web.

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6 – Compruebe cómo funciona el hotel en Internet, teniendo en cuenta los resultados de los motores de búsqueda para palabras clave como «centro de eventos».

Internet es un importante aliado para los hoteles que invierten en eventos. En un primer momento, ayuda a complementar la información contenida en el material publicitario, permitiendo mantener una cartera siempre actualizada y un canal de contacto fácilmente accesible. Pero con las estrategias de marketing digital es posible crecer utilizando herramientas como los blogs y las redes sociales.

El público -también el que promueve y organiza eventos- está en Internet y para ello es necesario tener una presencia digital eficiente con canales de comunicación preparados para responder a las preguntas que se hacen en los buscadores.

Pruébalo: haz una búsqueda en Google de «centro de eventos» más el nombre de la ciudad donde se encuentra tu establecimiento y comprueba los resultados. ¿Dónde aparece un enlace a la página web de su hotel? ¿En la primera página? Los costes de inversión en SEO – producción de contenidos y también anuncios en plataformas como Google AdWords y Facebook Ads – no son un impedimento y las pequeñas y medianas empresas pueden ganar fuerza en la competencia para acoger eventos de mayor relevancia. Las agencias y los profesionales especializados y formados pueden ayudar en esta fase y marcar la diferencia para evitar fallos que ahuyenten a los clientes en lugar de atraerlos.

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7 – Mantenerse informado sobre el mercado para identificar nuevas oportunidades de negocio.

Prácticamente, todos los consejos presentados hasta ahora para captar eventos en hoteles pasan necesariamente por la forma en que el mercado de eventos es supervisado por los directores de hoteles.

Si esto no forma parte de la rutina, apresúrese a corregir este defecto. La «falta de tiempo» no es una justificación para dejar de hacer algo tan importante para aumentar la atracción del evento. Es lo que te ayudará a medir el «termómetro» del segmento en el que quieres crecer. Tener un mayor conocimiento del mercado significa identificar qué sectores están celebrando más eventos y qué tendencias están ayudando a calentar el negocio en la zona.

La situación económica es un factor que puede influir en el potencial de atracción de eventos de la región donde se encuentra el hotel. Se recomienda seguir la información, los estudios, los libros electrónicos, las entrevistas y los artículos elaborados por las entidades que agrupan a los promotores de eventos.

8 – Actualizar la base de datos de eventos para no perder los plazos de presentación de propuestas.

La información vale oro. Los hoteles ya lo saben bien y utilizan los datos que solicitan a sus huéspedes en sus acciones de relación. El mismo principio se aplica a la atracción de eventos para el hotel. Recoger y organizar correctamente la información sobre los eventos que se celebran en el espacio del hotel son acciones fundamentales. Del mismo modo, es necesario mantenerlos siempre actualizados.

La ventaja de tener un banco de eventos no es sólo utilizarlo para relacionarse y enviar material promocional a los organizadores, sino también para hacer un seguimiento de los horarios y las normas para no perder ninguna oportunidad. Si un evento cambia de fechas o de elección del lugar de celebración, esta información debe estar actualizada y ser fácilmente accesible para los responsables del hotel. Dependiendo de cómo esté estructurado el banco (un software específico de gestión de eventos puede ayudar en esta tarea), se puede incluir información sobre los eventos que el hotel quiere controlar para una futura oportunidad.

9 – Ser flexible para aumentar las posibilidades de recaudación de fondos independientemente del formato de los eventos.

La flexibilidad es uno de los requisitos básicos para que el hotel pueda satisfacer las demandas específicas de cada evento, sea cual sea su tipo o tamaño. El espacio puede ser lo suficientemente grande como para acoger un congreso, pero también puede reorganizarse fácilmente para celebrar talleres para un número menor de personas, por ejemplo.

Puede haber limitaciones en cuanto al número de participantes, pero nunca por el formato que necesita el contratista. La misma flexibilidad debe aplicarse al negociar el cierre del evento. Como ya se ha dicho, es importante tener un plan de ventas, pero no debe ser rígido y debe dejar un buen margen de negociación, tanto en el precio como en las entregas. Ser flexible también ayuda a cautivar al cliente, con grandes posibilidades de traer nuevos eventos al hotel.

10 – Buscar apoyo especializado para evaluar el proceso de captura de eventos o incluso subcontratar el trabajo.

Incluso con empleados disponibles y bien formados, dada la especialización necesaria para captar los eventos con calidad, considere la alternativa de buscar el apoyo de una empresa de consultoría específica para realizar este trabajo junto con el equipo interno o de forma externalizada.

Con los conocimientos que posee, la consultora puede hacer una radiografía completa para captar eventos en hoteles. Y, a partir de ahí, presentar un plan con acciones que el hotel pueda aplicar para conseguir mejores resultados.

La formación del equipo también puede ser responsabilidad del apoyo especializado. Si el hotel sigue pensando que necesita avanzar más para alcanzar las cifras deseadas, tiene la opción de externalizar todo el trabajo de captación de eventos, una inversión con grandes posibilidades de generar un retorno positivo.

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¿Cómo se organiza un evento en un hotel?

Organizar un evento en un hotel puede ser un proceso complejo y requerir varios pasos:

  1. Seleccionar el hotel: Selecciona un hotel que se adapte a tus necesidades en cuanto a tamaño, ubicación, presupuesto y disponibilidad de fechas.
  2. Reservar una fecha: Una vez que hayas seleccionado el hotel, reserva una fecha para tu evento.
  3. Seleccionar el lugar: Elige el lugar dentro del hotel donde se llevará a cabo tu evento. Puede ser una sala de conferencias, una sala de banquetes, una terraza, etc.
  4. Planificar el menú: El hotel suele tener un servicio de catering que te ayudará a planificar el menú. Es importante tener en cuenta las restricciones dietéticas y las preferencias de tus invitados.
  5. Contratar servicios adicionales: Puedes contratar servicios adicionales como música en vivo, entretenimiento, servicios de fotografía y videografía, decoración, etc.
  6. Coordinar con el hotel: Es importante mantener una buena comunicación con el hotel y asegurarte de que todos los detalles estén bien coordinados.
  7. Promocionar el evento: Puedes promocionar tu evento en las redes sociales, enviando invitaciones impresas, o mediante anuncios en medios de comunicación.
  8. Realizar seguimiento: Es importante hacer un seguimiento de los detalles del evento y asegurarte de que todo se lleve a cabo según lo planificado.

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